VALO TILAUSPALVELUN™ TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Valio Oy (”Valio”) käsittelee VALO Tilauspalveluun™ (”VALO” tai ”VALO-palvelu”) rekisteröityneiden ja sitä käyttävien henkilötietoja. Kyseisistä henkilöistä käytämme tässä tietosuojaselosteessa myös yhteisesti nimitystä ”rekisteröity”.

Valio voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Valio tiedottaa rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista tarpeelliseksi katsomallaan tavalla.

1. Rekisterinpitäjä

   Valio Oy (y-tunnus 0116297-6)
   Meijeritie 6
   00370 Helsinki

2. Yhteystiedot

   Jos rekisteröity haluaa toteuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja oikeuksiaan tai jos hänellä on kysyttävää henkilötietojensa käsittelystä, hän voi ottaa yhteyttä Valioon:

   • sähköpostitse osoitteeseen  privacy.office@valio.fi,
   • puhelimitse numeroon +358 10 381 2185, tai
   • postitse osoitteeseen Valio Oy Tietosuojavastuullinen, Meijeritie 6, 00370 Helsinki.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

   Valio käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja sovitun VALO-palvelun tarjoamiseksi, hallinnoimiseksi ja parantamiseksi, asiakasviestinnän hoitamiseksi, palveluiden markkinoimiseksi sekä sopimusvelvoitteiden noudattamiseksi. VALO-palvelu on valtakunnallinen yritysasiakkaiden palvelu, johon voivat rekisteröityä yritysasiakkaiden edustajat ja jonka kautta voi tehdä tilauksia palvelussa toimiville eri tavarantoimittajille (kaikki yhdessä jäljempänä ”Tavarantoimittajat”). Kun edustaja on rekisteröitynyt, hänestä tulee VALO-palvelun käyttäjä (”Loppukäyttäjä”). Valio tarjoaa ja ylläpitää VALO-palvelua ja on siten VALO-palvelussa olevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä.

   Henkilötietojen käsittelyn perusteena on soveltuvin osin sopimuksen täytäntöönpano (rekisteröitymällä käyttäjäksi rekisteröity sitoutuu VALO-palvelun käyttöehtoihin), suostumus tai oikeutettu etu.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

   Valio käsittelee seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä:

   • VALO-palvelun käyttäjätunnus ja salasana;
   • etu- ja sukunimi;
   • sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
   • Loppukäyttäjän edustama yritys/organisaatio, y-tunnus, VALO-asiakasnumero tai tavarantoimittajan asiakasnumero sekä toimitusasiakkaan yhteystiedot;
   • IP-osoite;
   • evästetiedot (esimerkiksi anonyymit tunnisteet, vierailut palvelussa, sijaintimaa, laite, selain);
   • mahdollinen markkinointikielto; ja
   • mahdolliset tapauskohtaisesti annetut muut tiedot tilauksen yhteydessä koskien esimerkiksi yksittäistä toimitusta.

5. Tietolähteet

   Valio kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään. Poikkeuksellisesti joitain tietoja voidaan saada Tavarantoimittajilta, jotka ovat saaneet tiedot sen ja yritysasiakkaan asiakassuhteeseen perustuen. Lisäksi henkilötietoja kerätään analytiikkatyökalujen (kuten Google Analytics ja Hotjar) avulla.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

   Rekisteröityjen henkilötietoja ylläpidetään tilausjärjestelmässä, jonka palveluntarjoajalla on pääsy tietoihin. Lisäksi tietoja voivat käsitellä mahdolliset alihankkijat tilausten toimittamiseksi ja maksamiseksi.

   Koska VALO-palvelussa kerätään myös evästetietoa kolmansien osapuolten palveluiden avulla, Valio voi luovuttaa evästetietoa kyseisille analytiikkatyökaluja tarjoaville kolmansille.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

   Valiolla on tarvittaessa oikeus siirtää rekisteröidyn henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietojen säilyttämistä tai muuta käsittelyä varten, kunhan tietosuojan riittävyys taataan lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten EU-komission vakiolausekkein tai EU-US Privacy Shield-järjestelyin.

8. Henkilötietojen säilytysaika

   Tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on rekisteröityneenä VALO-palveluun ja käyttöoikeus on voimassa. Rekisteröity voi itse koska tahansa poistaa tietonsa tai pyytää Valiota poistamaan tiedot järjestelmästä.

   Evästetietoa säilytetään sen aikaa kun sivustolla vierailevan henkilön omat selainasetukset sen sallivat. Tyypillisesti evästeitä säilytetään joko kyseisen istunnon ajan tai enintään kahden vuoden ajan.

9. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

   Valio huolehtii henkilötietojen tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Valio on rajannut henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Rekisteröidyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

   Valion käsittelemiä henkilötietoja sisältävät järjestelmät ja tietokannat sijaitsevat joko palvelimilla, joita Valio säilyttää lukituissa tiloissa, tai kolmansien palveluntarjoajien pilvipalveluissa, joihin kaikkiin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja työtehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Valio on suojannut palvelimet ja tietoverkot asianmukaisella palomuurilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Palvelintilat on suojattu kulunvalvontajärjestelmillä. Siltä osin kuin palvelu toteutetaan pilvipalvelussa, jossa tiedot sijaitsevat, suojauksen ja tietoturvan osalta sovelletaan myös kyseisen palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteita. Microsoftin toimittamissa pilvipalveluissa (kuten Azure) suojauksen ja tietoturvan osalta noudatetaan  heidän sivuiltaan löytyviä toimintatapoja. Suosittelemme tutustumaan viitattuun tietosuojalausekkeeseen.

   Käyttäjä on itse vastuussa siitä, että hänen VALO-palveluun rekisteröimänsä salasana ja käyttäjätilin rekisteröintitietojen tietosuoja on turvattu.

10. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:

    • saada pääsy henkilötietoihinsa (saada henkilötiedot itselleen nähtäväksi sähköisessä tai muussa kirjallisessa muodossa);
    • vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai niiden täydentämistä;
    • vaatia henkilötietojensa poistamista;
    • saada toimittamansa henkilötiedot sähköisessä muodossa ja oikeus siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle; ja
    • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).

    Rekisteröidyn on esitettävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdan 2 mukaisesti.

    Valio voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Valio voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Valio ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Valio ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.